A szervezés energiát igényel, mert ami területet felvállalsz, az folyamatosan igényel téged. Ha éhes a problémái megoldására, tőled kér enni. Az a tapasztalat, hogy kicsiben érdemes összejövetelt szervezni, és utána növelni a méreteket. Néhány alapelv következzen, amelyek segítik egy nagyobb rendezvény sikeres létrejöttét.

A legelső

Ha hívők a szervezők, akkor érdemes legelőször meghívni Istent, hogy vegye szárnyai alá az egész folyamatot, adjon bölcsességet és védelmet. Mi Jézust hívjuk meg elsőként a következő rendezvényünkre. Ő a legfontosabb vendég. Nemcsak érte, de vele is szeretnénk tenni mindent.

Időben elkezdeni

Minimum egy év, de van, amikor kettő. Ha többedik alkalommal szervezed, akkor már kialakult egy stáb, de aki most indul neki, annak a csapat összeállítására is időt kell szánnia. Milyen technika kell, azt honnan lehet beszerezni, kik fognak beszélni, énekelni? Merre, mikor és mennyiért reklámozzuk? Kik és milyen területen fognak dönteni? Szállás, étkezés, utazás – ezek lényegesek. Menet közben pedig időről-időre összegezni kell, hogy hol tartanak a folyamatok, ki merre megy tovább.

Okos kockázatvállalás

Egy rendezvénynek mozognak a pénzei. Az nagyon ritka, hogy a teljes összeg már az induláskor rendelkezésre áll. Sokszor úgy rendelsz meg egy szükséges tételt, szolgáltatást, hogy most nincs rá pénz, de várhatóan majd lesz. Egyszerre kell alacsonyra alkudni a költségeket, illetve keresni a bevétel növelésének lehetőségeit. Szokott lenni váratlan bevétel és váratlan kiadás is – ez utóbbit higgadtan kell fogadni. A pénzügyi területet olyannak érdemes csinálnia, aki hosszabb ideje mozog az üzleti világban, mert neki kellően fejlettek ehhez az érzékei. Több, nagy reményekkel induló keresztény projekt is a szervezők pénzügyi járatlanságán bukott el.

Megoldást hozó és problémás emberek

Vannak ilyenek és olyanok is. Ha a rendezvény helyszínén segítőkészek a vezetők, akkor aranyéleted van, ha kötözködők, akkor fejlődik a türelmed. Mindenhol többségben vannak a jóindulatú emberek, és belőlük kell minél többet bevonni, mozgósítani. Olyanokat, akik problémamegoldó alkatok, és nem lusták vagy kifogásokat keresők.

80 – 20 arány

Bármennyire előkészítesz is egy rendezvényt, nagyjából 20% váratlan helyzet előfordulhat. Amikor valaki vagy valami miatt változik a megtervezett, illetve új tényező jelenik meg. Ekkor kell nagyon nyugodtnak lenni, mert minden helyzetben van valamilyen megoldás. Lehet, hogy valakinek engednie kell, nem pont annyi, nem pont az lesz, de megtaláljuk azt, amennyivel tovább lehet menni. Minden csapattagnak tudnia kell rögtönöznie akkor is, ha nem az ő területével kapcsolatban állítják meg. Vagy kitalálja a megoldást, vagy gyorsan előkeríti azt, aki képes rá.

Lezárás

A technikai területen túl, fontos, hogy minden résztvevőnek megköszönjük a segítségét – ha kapott érte fizetséget, ha önkéntes volt. Érdemes a szervező csapatnak kiértékelnie az egész időszakot, és átnézni, mi működött, és mi nem. Utóbbiakra legközelebb már jobban figyelünk, hogy ott is gördülékeny legyen a szervezés. Ha nem tudunk mindent egyből kifizetni, akkor nagyon hamar le kell ülni azokkal, akiket ez érint, és őszintén átbeszélni velük, mikor, milyen ütemezésben kapják meg a pénzüket. Az összkép általában pozitív, mert lement a rendezvény, alapvetően mindenki elégedett volt. Utána Istennek is megköszönjük, hogy velünk volt, vigyázott ránk, segített az összes területen.

Biztosan lehetne még sok szempontot felsorolni, de ezek olyanok, amelyekkel a gyakorlatban találkozhat bárki, aki szervez valamit, legyen az 100 vagy 10 000 fős. 

Mottó: Bármennyi rutinunk is van, nem abban, hanem az Úrban bízunk. A tapasztalatainkat pedig csak felhasználjuk.